أخطاء البريد الإلكتروني التي تكلف الشركات أموالا طائلة

أخطاء البريد الإلكتروني .. تتعامل الشركات اليوم مع البريد الإلكتروني كأحد أبرز أدوات الاتصال الداخلي وخارجه. لكنّ أخطاء بسيطة في صياغة أو توجيه. أو إدارة هذه الرسائل. قد تتحوّل إلى خسائر مالية جسيمة، وتُضعف الثقة وتُضرّ بالسمعة.

وفيما يلي قراءة تحليلية لأبرز هذه الأخطاء. مدعّمة بأرقام ودراسات حديثة.

خطأ التوجيه أو الإرسال إلى الشخص الخطأ

يعدّ إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى شخص غير المقصود. من بين الأخطاء الأكثر شيوعاً والأكثر كلفة. فقد كشفت دراسة بأن نحو 29 بالمائة من الشركات قد خسرت عميلاً أو زبونا. بعد أن أرسل أحد موظفيها بريداً إلكترونياً إلى الشخص الخطأ.

ويرجع التقرير السبب في هذا النوع من الأخطاء إلى عوامل. مثل السرعة الزائدة في الضغط لإرسال الرسالة. والتشتيت الذهني. وعدم الانتباه الكافي إلى تفاصيل مستلم الرسالة.

وتكمن الخطورة في أن مثل هذا الخطأ لا يقتصر على إرسال محتوى إلى شخص غير مصرح له فحسب. بل قد ينطوي على فقدان للثقة أو عرض لمعلومات حساسة. الأمر الذي يؤدي إلى تداعيات مالية وربما قانونية.

وعليه. فإن الشركات التي لا تطبق ضوابط دقيقة للتأكّد من هوية المستلم أو وجود خطوات تحقق مزدوجة. تعرض نفسها لخطر كبير. ليس فقط من حيث فقدان العملاء. بل أيضاً من حيث الأضرار التي قد تنجم عن تسرب المعلومات أو سوء استخدام البيانات.

صياغة الرسالة ضعيفة أو مبهمة

إن البريد الإلكتروني المنسوب إلى العمل يجب أن يكون واضحاً ودقيقاً.  فصياغة ضعيفة أو مبهمة تؤدي إلى استهلاك وقت الموظفين. في محاولة فهم المقصود أو تصحيح ما لم يفهم. وهي تكلفة لا يستهان بها.

فبحسب دراسة، فإن الشركات الأمريكية وحدها تخسر ما يقدّر بنحو 6 بالمائة من الأجور السنوية. نتيجة الوقت الذي يقضيه الموظفون في التعامل مع محتوى مكتوب ضعيف أو يستلزم تفسيراً إضافياً.

وإضافة إلى ذلك، خسرت الشركات الأمريكية تريليونات الدولارات بسبب الاتصالات الضعيفة بشكل عام، منها البريد الإلكتروني ضمن هذا الإطار، إذ قدّر أحد التقارير خسارة تصل إلى 1.2 تريليون دولار سنوياً نتيجة التواصل غير الفعّال في أماكن العمل.

ومن أمثلة ذلك عندما يُستخدم البريد الإلكتروني كأداة لتمرير التعليمات أو المعلومات الحساسة، فيكون الالتباس أو الغموض فيه سبباً في تأخير تنفيذ مهمات أو ارتكاب خطأ، ما يؤدي إلى تداعيات مالية أو إدارية، والنتيجة هي زيادة تكلفة التشغيل وخسارة الفعالية.

رسائل البريد المرتبطة بالأمن أو الاحتيال

إلى جانب الأخطاء التشغيلية أو الصياغية، هناك أخطاء من الطراز الأمني والتقني، التي ترتبط برسائل البريد الإلكتروني وتستخدمها جهات خبيثة لاستهداف الشركات. فعلى سبيل المثال، تصيّد رسائل “‏Business Email Compromise” BEC الشركات من خلال انتحال هوية موظفين أو شركاء، وقدّر مكتب التحقيقات الفيدرالي الأمريكي أن هذا النوع من الهجمات تسبب في خسائر تقارب 26 بليون دولار بين 2016 و2019.

وعند فشل الشركات في وضع بروتوكولات التحقق من الهوية أو التأكّد من سلامة المحتوى المُرسل، فإنها بذلك تفتح باباً واسعاً لهذه المخاطر التي لا تكتفي بخسارة الأموال، بل تمتد لتشمل الخراب السمعة وخرق البيانات. ومن هذا المنطلق، فإن التعامل مع البريد الإلكتروني باعتباره نقطة ضعف محتملة في الأمن الرقمي يجب أن يكون من أولويات الشركات، وليس فقط من حيث الاتصال اليومي، بل من حيث الحماية، التوعية، والتدقيق في كل رسالة تُرسل أو تُستقبل.

إن أخطاء البريد الإلكتروني، رغم أنها قد تبدو بسيطة أو اعتيادية، إلا أنها في مجموعها تُشكّل عبئاً مالياً وتقنياً وارداً جداً على الشركات. فإرسال رسالة إلى الشخص الخطأ، أو صياغة غامضة، أو تجاهل التهديدات الرقمية، كلها تمثل ثغرات حقيقية. لذا ينبغي أن تتبنّى الشركات سياسات واضحة ومراجعة دقيقة لمراسلاتها، إلى جانب تدريب الموظفين على الوعي بالبريد الإلكتروني كأداة حيوية تتجاوز مجرد إرسال واستقبال؛ فهي من الممكن أن تكون نقطة انطلاق للخسارة أو للحماية.

بن عبد الله ياقوت زهرة القدس